Господа прозаседавшиеся

В социальных сетях часто вижу расхожую шутку о том, как выглядят люди после 5-7 совещаний в день. Эти симпатичные большеглазые зверьки на картинке очень точно, на мой взгляд, отражают состояние руководителей после такого количества встреч.

Не скрою, что какое-то время назад так выглядела и моя жизнь. Теперь, к счастью, нет. И, как отмечают наши клиенты, у них тоже получается уйти от бесконечных совещаний без потери эффективности, используя простые рекомендации.

Самый сложный шаг на пути к светлому будущему, это достаточное мужество, чтобы честно признаться себе, что название вашей компании или команды пора менять на "Прозаседавшиеся".

Пока мы продолжаем автоматически наступать на те же самые "грабли", к сожалению, поменять ситуацию вряд ли получится.

Когда же внутренняя готовность назрела, далее становится всё просто.

Нельзя управлять тем, что не формализовано и не структурировано, поэтому для начала всё многообразие совещаний нужно упорядочить, и для каждого типа совещаний выработать определенные правила проведения.

Какие типы совещаний Бывают

Специалисты по эффективности выделяют всего четыре основных типа:

• собрание акционеров и/или совета директоров компании,
• мозговой штурм,
• стратегические встречи,
• "пятиминутки".

Возможно, у вас, есть еще какие-то типы встреч, которые вы считаете целесообразным учесть. В любом случае, зафиксировать нужно некоторое ограниченное количество встреч и определить правила их проведения.

Первое правило для совещаний

Самое первое и простое правило: до того, как организовывать любую встречу, стоит подумать, действительно ли она нужна. Для этого нужно просчитать ее эффективность:

((стоимость 1 минуты рабочего времени 1 участника)*количество минут)*количество участников = стоимость мероприятия для компании

А теперь сравните эту стоимость со стоимостью вопроса, который вы планировали обсудить, и узнаете, в какую цену компании обошлось это решение.

Особенности типов совещаний

Если собрания акционеров и/или совета директоров компании в большинстве случаев хорошо продуманы и организованы, остальные типы встреч предлагаю рассмотреть подробнее.

"Пятиминутки"

Экспресс-совещания или "пятиминутки" мы часто используем в деловой практике для отчетов, хотя, на самом деле, это быстрый способ узнать мнение или информацию по какому-то поводу.

Такой формат эффективно использовать для:

• обнародования новостей о работе подразделения,
• награждения отличившихся,
• представления новых сотрудников,
• сообщения деликатной информации (сокращение штата, закрытие другого подразделения, кончина коллеги и т.п.). 

Особенность формата:

• все участники, кроме людей с ограниченным физическими возможностями, должны стоять;
• участники не приносят с собой никаких отчетов, справочных материалов,
• продолжительность встречи не должна превышать 15 минут;
• если нет заранее объявленной темы, то сообщить о цели нужно на первой же минуте встречи.

Как часто проводить:

• по мере необходимости.

Почему это эффективно:

• вместо длительной переписки удобнее собрать всех членов команды в небольшой комнате и провести такое мини-совещание.

Стратегические встречи

Этот формат встреч хорошо подходит, как следует из его названия, для обсуждения стратегии развития организации или команды.

Особенность формата:

• количество участников не превышает 10 человек,
• повестка дня направлена участникам не менее чем за 24 часа до начала,
• на встречах не предусмотрен показ презентаций, участники сосредоточены только на обсуждениях по делу,
• участникам запрещено приносить с собой что-либо (ноутбуки, телефоны и т.д.),
• все получают чистые блокноты и ручки, при необходимости - справочные материалы,
• есть модератор встречи, используется таймер для выступлений.

Как часто проводить:

• на регулярной основе в строго отведенное время (ежемесячно, раз в квартал, раз в полгода, ежегодно).

Почему это эффективно:

• вместо длительного выслушивания презентаций и отчетов, есть возможность перейти сразу к конкретным вопросам, требующим обсуждения. Участники не отвлекаются от темы, что повышает скорость и эффективность принятия решений.

Мозговой штурм

Этот формат встреч используется для выработки и выдвижения творческих идей, которые нужны каждой команде и компании.

Особенность формата:

• количество участников не превышает 10 человек,
• тема мозгового штурма направляется участникам не менее, чем за 24 часа до мероприятия,
• на роль модератора назначается человек, не участвующий в процессе,
• в центре обсуждения - идеи, а не люди.

Как часто проводить:

• по мере необходимости.

Почему это эффективно:

• вместо неуправляемого горячего обсуждения, которое может закончится ничем или конфликтом, получаем эффективный инструмент для генерации новых идей.

О чем еще важно помнить

В начале своей статьи я писала о том, как посчитать стоимость собрания для компании, в том числе, принимая во внимание стоимость времени каждого участника.

Рассмотрите в связи с этим возможность для определенных видов совещаний приглашать людей только на часть встречи, где обсуждаются вопросы их компетенции. Если ради участия в 10-минутной дискуссии сотрудник сидит час-полтора на совещании, это значит только то, что вы - плохой организатор.

И знаменитое стихотворение Владимира Маяковского, задавшее тон нашей теме:

Прозаседавшиеся

Чуть ночь превратится в рассвет,

вижу каждый день я:

кто в глав,

кто в ком,

кто в полит,

кто в просвет,

расходится народ в учрежденья.

Обдают дождем дела бумажные,

чуть войдешь в здание:

отобрав с полсотни —

самые важные! —

служащие расходятся на заседания.

Заявишься:

«Не могут ли аудиенцию дать?

Хожу со времени о́на». —

«Товарищ Иван Ваныч ушли заседать —

объединение Тео и Гукона».

Исколесишь сто лестниц.

Свет не мил.

Опять:

«Через час велели придти вам.

Заседают:

покупка склянки чернил

Губкооперативом».

Через час:

ни секретаря,

ни секретарши нет —

го́ло!

Все до 22-х лет

на заседании комсомола.

Снова взбираюсь, глядя на́ ночь,

на верхний этаж семиэтажного дома.

«Пришел товарищ Иван Ваныч?» —

«На заседании

А-бе-ве-ге-де-е-же-зе-кома».

Взъяренный,

на заседание

врываюсь лавиной,

дикие проклятья доро́гой изрыгая.

И вижу:

сидят людей половины.

О дьявольщина!

Где же половина другая?

«Зарезали!

Убили!»

Мечусь, оря́.

От страшной картины свихнулся разум.

И слышу

спокойнейший голосок секретаря:

«Они на двух заседаниях сразу.

В день

заседаний на двадцать

надо поспеть нам.

Поневоле приходится раздвояться.

До пояса здесь,

а остальное

там».

С волнения не уснешь.

Утро раннее.

Мечтой встречаю рассвет ранний:

«О, хотя бы

еще

одно заседание

относительно искоренения всех заседаний!»

В. Маяковский

1922 год

УВАЖАЙТЕ ДРУГ ДРУГА

Это касается не только необходимости не опаздывать на совещания и внимательно слушать других, но и поведения при дискуссиях.

Если комментарий не имеет отношения к обсуждению, то лучше промолчать. Если он интересен только одному человеку из присутствующих, то лучше оставить его за пределами данной встречи. И, наконец, если замечание можно переформулировать так, чтобы оно длилось как можно меньше, – сделайте это.

Если даже некоторые правила и выводы из этой статьи вы сможете применить, эффективность встреч поднимется во много раз.

С уважением,

Публикации по теме:

1. Зачем тратить время на планирование?
2. Как диагностировать перегрузку руководителя, и в чем ее опасность для компании?

Смотрите также:

Как определить целесообразность оптимизации оргструктуры компании	Финансовые индикаторы проблем в компании	Конкурентный анализ отрасли